Прокрастинація не має нічого спільного з лінню. Навпаки — відкладаючи деякі завдання, ви отримуєте можливість краще їх обдумати, оцінити різні підходи до виконання й обговорити ідеї з колегами. У результаті ви виконуєте роботу краще й укладаєтесь у строки.
То навіщо боротися з прокрастинацією в ті моменти, коли можна розслабитися й використати її на свою користь? Розглянемо п’ять ситуацій, коли відкласти справу на потім — правильне рішення.
1. Коли вам доручили складний проєкт
Ранок понеділка. Вас призначили відповідальним за проєкт, який треба презентувати клієнту в п’ятницю. Непрокрастинатор одразу береться до справи й уже в середу все готово. Але натхнення зазвичай з’являється тоді, коли його найменше очікуєш. Якщо ви підходите до завдань саме так, то можете втратити два дні, за які могла б народитися цікава ідея.
За словами професора права з Каліфорнійського університету в Берклі Френка Партного, найкращі рішення чи інноваційні ідеї часто приходять у найнесподіваніший час — коли ми спимо, приймаємо душ або розмовляємо з кимось. Головне — визначити, скільки часу у вас є, щоб усе встигнути, і тягнути до цього моменту.
Користь очікування натхнення підтверджена дослідженнями. Американський психолог, професор бізнес-школи Уортон Адам Ґрант у колонці для New York Times розповів про експеримент: учасникам запропонували придумати нові бізнес-ідеї. Перша група одразу розпочала мозковий штурм, а друга — спершу п’ять хвилин розкладала пасьянс або грала в сапера. Ідеї другої групи оцінили як більш креативні — вони набрали на 28% більше балів, ніж у першої групи.
До того ж клієнт часто змінює вектор проєкту через кілька днів після того, як ви отримали завдання. Тому перед початком краще трохи почекати, поки у вас не з’явиться чітке розуміння, що саме йому потрібно.
Кожного разу, коли ви починаєте занадто рано, а потім концепція змінюється, компанія втрачає гроші, а ви — свій час. Тож спершу добре подумайте, чи варто братися до роботи негайно.
2. Коли ви готуєтесь до презентації чи доповіді
Щоб презентація виглядала свіжо, не бійтеся змінювати її в останню хвилину. Так зміст доповіді буде актуальним саме в той момент для конкретної аудиторії. Головне — запам’ятати основні тези та ключові моменти виступу.
Доповідач має розуміти, чого очікує аудиторія, а отже — зібрати всі елементи презентації разом в останній момент.
Найкраще готувати презентацію в ніч перед виступом, а потім добре виспатися: коли ви “переспите з ідеєю”, легше запам’ятати важливі речі та впорядкувати думки.
3. Якщо ви вирішуєте, чи брати кандидата на роботу
Прийом нового співробітника — рішення, що має довгострокові наслідки для компанії. Тож не варто ставитися до нього поверхнево, просто щоб швидше викреслити зі списку справ.
Прокрастинуючи, ви відновлюєте сили, освіжаєте голову й можете ухвалити зважене рішення.
Прийняття рішень — як і інші робочі завдання — потребує ресурсів, а перевантаження призводить до втоми. Чим більше важливих рішень треба ухвалити, тим менше шансів, що кожне з них буде обґрунтованим.
Ваше судження про кандидата буде об’єктивнішим, якщо ви переглянете резюме та нотатки з інтерв’ю пізніше — наприклад, за тиждень, коли будете сповнені енергії.
4. Коли збираєтеся витратити велику суму
Не має значення, плануєте ви купити квартиру чи просто новий телевізор — у будь-якому разі є сенс трохи зачекати.
Якщо немає потреби витрачати гроші негайно — краще цього не робити. У будь-який момент може з’явитися нова інформація чи вигідніша пропозиція. Аналогічну покупку можна здійснити за значно менші кошти. Уникайте емоційних і спонтанних покупок. Зупиніться й добре все обдумайте.
Чим більше часу ви витратите на роздуми, тим ефективніше буде рішення. Наприклад, у дослідженні Колумбійського університету учасники мали вгадати напрямок руху точок на екрані. Навіть кілька мілісекунд додаткового часу на роздуми підвищували точність відповідей. Зокрема, пауза в 50 мілісекунд збільшувала точність на 75%.
5. Коли накопичуються листи в електронній пошті
Кожного разу, коли ви відволікаєтесь на кілька хвилин, щоб прочитати листа, ви втрачаєте робочий настрій і стаєте менш продуктивними. Звісно, ігнорувати потік робочих листів постійно не вийде. Але щонайменше ви можете залишити їх на потім, поки не завершите важливіші справи.
Найкраща стратегія — переглядати лише імена відправників. Так ви точно не пропустите нічого важливого від керівництва. Усі інші листи залишайте непрочитаними й розбирайтеся з ними за 45 хвилин до кінця робочого дня. Багато питань із вхідних можуть вирішитися без вашої участі, а ви тим часом присвятите час важливішим завданням.
До того ж прокрастинація допоможе вам реагувати на листи менш емоційно. Відповідаючи миттєво, легко піддатися гніву чи хвилюванню й написати те, про що потім пошкодуєте. Тож краще дайте собі час переварити інформацію. Кілька додаткових годин — або навіть днів — допоможуть вам сформулювати аргументовану й зважену відповідь.
Чим рідше ви перевіряєте пошту протягом дня, тим краще почуваєтесь психологічно. Дослідження Університету Британської Колумбії показало, що, перевіряючи електронну пошту рідше, люди знижують рівень стресу й стають продуктивнішими.
