Є люди, яким складно бути ефективними у перші робочі години. Зате приблизно до середини дня вони відчувають приплив сил та енергії. Розповідаємо, як діяти, щоб використати переваги такого типу продуктивності.
Визначте свої циркадні ритми
Одне з основних правил продуктивності сформулювати дуже просто. Ось воно: варто виконувати роботу, яка потребує найбільше уваги та сил, у найпродуктивніший час. І якщо це післяобідній або вечірній годинник, значить, краще планувати найскладніші, а також творчі завдання саме на цей період.
Здавалося б, порада очевидна. Однак часто і офісні працівники, і фрілансери почуваються винними через фактичну бездіяльність вранці. Їм здається, що вони бездарно втрачають першу половину дня. І через це змушені в пообідній час встигати закінчити всі заплановані справи. Або не відпочивати, а виконувати замовлення.
У результаті грань між робочим годинником та вільним часом стирається — так недалеко і до вигоряння.
Перше, що варто зробити працюючим за умовно вільним графіком, — визначити свої особисті циркадні ритми. Результати досліджень доводять, що жайворонки та сови дійсно існують . При цьому в перших внутрішній біологічний годинник йде швидше, а тому суб’єктивно для них на добу більше часу. У сов все відбувається повільніше. Тому їм важко вставати вранці, а приплив енергії вони можуть відчути лише в другій половині дня.
Циркадні ритми можуть змінюватись із віком. Тому тим, хто легко прокидався рано вранці у шкільні роки, може бути складніше вставати в той же час через 10–20 років. І навпаки.
Не покладайтеся на спогади про шкільні або студентські роки і спробуйте визначити, в який час зараз ви відчуваєте приплив бадьорості. У цьому може допомогти щоденник. Просто щодня записуйте, що показував годинник, коли ви відчували себе максимально ефективним. За місяць перегляньте записи. Ті періоди, що ви відзначали частіше, виявляться для вас найпродуктивнішими.
Розділіть всі завдання на творчі та рутинні
Сенс у тому, щоб на найпродуктивніший годинник планувати творчі справи, на решту — рутинні .
Звичайно, цей поділ умовний — ви можете назвати групи інакше. Головне, щоб у першому списку опинилися всі завдання, які вимагають від вас максимальних розумових та емоційних зусиль. Як правило, це нестандартні проекти, які неможливо виконати за існуючими алгоритмами.
У другому ж переліку нехай будуть справи, які ви можете виконувати, звертаючись лише до навичок, що давно вироблені. А частина з них взагалі на автоматі.
Так, в однієї людини у першій групі можуть виявитися переговори. У другій – складання комерційних пропозицій. В іншого все може бути навпаки. Йому складніше складати листи з пропозиціями, бо щоразу він робить індивідуальний проект, не схожий на інші. Зате розмовляти з можливими клієнтами він давно звик, і будь-які розмови йому даються легко.
За цим принципом дизайн сайту зі стандартних шаблонів можна віднести до рутинної задачі. А складання промпту для нейромережі , що дозволить отримати нестандартний колаж, — до творчих.
Як правило, звичних справ завжди більше, ніж завдань із зірочкою. Тому сміливо відводьте найпродуктивніший годинник під творчість. І розподіляйте завдання по вільних віконцях.
Постарайтеся суворо дотримуватись денного плану
Ось одна з основних проблем, яка часто непокоїть умовну сову. Іноді людині здається, що на початку робочого дня в неї майже необмежену кількість часу і можна встигнути практично все. Але ближче до обіду з’являється тривога. Адже дві-три години вже позаду, але поки що не зроблено нічого важливого. Потім людина йде обідати. А в годинник, що залишився, включає максимальну швидкість і вистачає відразу за всі справи з розкладу.
Але навіть підвищена продуктивність не буде гарантією, що за півдня фахівець встигне виконати все необхідне. Тому вкажіть точний час, коли ви візьметеся за певний блок робочих завдань.
Психологічно простіше вчасно розпочати справу, біля якої написано «11:00», а не «до обіду, коли буде час». Це правило стосується і рутинних, і нестандартних проектів.
Перш ніж приступити до творчого блоку, переконайтеся, що вас нічого не відволікатиме. Якщо потрібно, вимкніть сигнали у месенджері. І закрийте всі вкладки на екрані, які не потрібні для виконання завдання.
Уявіть, що ви музикант, який виходить на сцену. Поки йде концерт, виконавець не перевіряє пошту, не слухає розповідь про те, як колега провів вихідні, і не домовляється з друзями, куди податися ввечері. Він займається найважливішою в ці дві години справою музикою.
Уявіть, що ваші творчі завдання — концерт і вам просто неможливо відволіктися від сторонніх справ. Така зосередженість , напевно, піде на користь вашої продуктивності.
Якщо не можна змінити розклад, готуйтеся до складних завдань наперед
Це для тих, хто не може сам планувати робочий день. Наприклад, для вчителя, який має чіткий розклад уроків. Або для менеджера, який повинен бути з ранку на важливих переговорах, але важко наводить себе в робочу форму в цей час.
Намагайтеся зробити все, щоб полегшити собі складні завдання. Подумайте, як варто підготуватися до події, щоб у ваших діях було більше елементів рутини, ніж імпровізації.
Наприклад, вчитель може заздалегідь підготуватися до складного уроку чи незвичайного конкурсу для школярів. У години максимальної продуктивності йому варто скласти план, причому розглянути кілька різних варіантів. Вибрати чи придумати завдання. Подати в деталях кожен етап майбутньої події.
Менеджер може заздалегідь вивчити всі матеріали клієнта. Продумати свою тактику на переговорах та можливі варіанти розвитку ситуації. Уявити, що він зможе зробити, якщо щось піде не так.
Така підготовка не позбавить несподіванок. Вони, напевно, трапляться, причому, можливо, рішення доведеться приймати миттєво. Але якщо ви передбачите кілька варіантів розвитку подій, вам буде легше імпровізувати.
Отже, спробуйте розділити всі завдання на дві основні групи і встановити найбільш вдалий час старту для кожного блоку. А ще сміливо коригуйте розклад , якщо він виявиться незручним. Постарайтеся не забувати про планування та підготовку, щоб працювати вам було максимально комфортно. І виконуйте робочі завдання із задоволенням.
