Спробуйте застосувати техніку фокус-менеджменту й керувати не часом, а своєю увагою.
Адам Грант. Доктор наук,
організаційний психолог, автор книжок
Кілька років тому під час перерви на занятті, яке я вів, до мене підійшов збентежений менеджер на ім’я Майкл. Його бос сказав, що йому потрібно стати продуктивнішим, тож Майкл почав ретельно аналізувати, на що витрачає свій час. Він уже викреслив із графіку не надто важливі зустрічі та не бачив більше завдань, від яких міг би відмовитися. І не розумів, як виконувати їх ефективніше. «Можливо, це звучить як жарт, але я серйозно: єдине, до чого я дійшов — це пити менше води, щоб рідше ходити до вбиральні», — зізнався він.
Ми живемо в суспільстві, яке одержиме особистою продуктивністю. Поглинаємо книжки, які обіцяють навчити бути ефективнішими, і мріємо про чотиригодинний робочий тиждень. Хвалимося тим, як ми завантажені. А головний ключ до продуктивності, за словами всіх довкола — це тайм-менеджмент. Тобто, якщо ми навчимося краще планувати свій розклад, то досягнемо продуктивної нірвани.
Чому тайм-менеджмент не підвищує продуктивність
За 20 років дослідження продуктивності я зрозумів, що тайм-менеджмент — не панацея. Навпаки, він є частиною проблеми.
Упродовж моєї кар’єри я постійно чув одне й те саме питання: «Як встигати більше?» Іноді люди питали мене про це, бо знали, що я організаційний психолог і експерт із продуктивності. Але переважно — тому що прочитали в журналі або в моїй книжці, як багато мені вдається зробити.
Насправді я не почуваюся ефективним. Я рідко досягаю своїх щоденних цілей, тому мені складно відповідати на це питання.
Але після розмови з Майклом я зрозумів: наша продуктивність не залежить від того, як ми контролюємо час. Щодня нам дається обмежена кількість годин, а суворий тайм-менеджмент лише нагадує, скільки з них ми витрачаємо даремно. Набагато краще застосовувати іншу стратегію — фокус-менеджмент, або управління увагою.
Що таке фокус-менеджмент і чому він кращий за тайм-менеджмент
Фокус-менеджмент — це мистецтво виконувати завдання з правильних причин, у правильний час і в правильному місці. Його головна мета — розподіл пріоритетів, незалежно від того, скільки часу займає кожне завдання.
Класичний тайм-менеджмент пропонує встановлювати дедлайни. Я спробував цей метод, коли писав цю статтю. Моя мета — 1200 слів, тож я сів за стіл о восьмій ранку й дав собі три години. Це означало, що мені треба писати по шість слів за хвилину.
Перші шість хвилин я просто дивився на миготливий курсор і не написав жодного слова. Потім мені стало цікаво, скільки слів я можу надрукувати за хвилину, тому я пройшов онлайн-тест. Результат мене не влаштував, тож я знайшов ще один. А потім ще.
Зрештою я здався й перейшов на фокус-менеджмент. Під час дослідження для своєї книжки «Брати чи віддавати?» я виявив, що продуктивні люди не запитують себе, з якої цілі почати. Вони природно тяжіють до проєктів, які не лише мають соціальну цінність, а й щиро їх цікавлять.
Тому замість того, щоб думати, як швидко я хочу закінчити статтю, я спитав себе: навіщо я її пишу? Відповіді були такими:
- Я можу дізнатися щось нове, переосмисливши власне дослідження.
- У мене нарешті буде відповідь для тих, хто запитує про продуктивність.
- Ця стаття може комусь допомогти.
Я почав думати про конкретних людей, які її прочитають. Це нагадало мені про Майкла — і бум! — робота пішла.
Часто наша продуктивність страждає не через брак ефективності, а через брак мотивації. Продуктивність сама собою не є чеснотою — це лише засіб досягнення мети. І лише тоді вона має сенс, коли сама мета варта зусиль.
Якщо ваша головна ціль — продуктивність, вам доведеться постійно покладатися на силу волі. Але якщо зосередитися на тому, що вас захоплює й приносить користь іншим, вас рухатиме природна мотивація.
Як використовувати фокус-менеджмент для продуктивності
Важливо враховувати умови, в яких ви виконуєте завдання. Я виріс у штаті Мічиган. І коли повернувся туди, щоб отримати магістерський ступінь, намагався переконати свою подругу з Західного узбережжя приєднатися до мене. «Занадто холодно й похмуро», — сказала вона, побувавши там під час снігової бурі, і обрала Стенфорд у Каліфорнії.
А наступна зима в Мічигані була найхолоднішою та найпохмурішою за всі, що я пам’ятаю. Але я ніколи не був таким продуктивним — за такої погоди не залишалося нічого, крім роботи.
Серія досліджень показала, що погана погода сприяє продуктивності, бо нас менше відволікають думки про розваги. У Японії банківські працівники в дощові дні швидше завершували транзакції. В США люди краще знаходили орфографічні помилки в погану погоду.
Але моя улюблена частина фокус-менеджменту — це не «де», а «коли». Часто ми відкладаємо нудні справи. Я вважав, що їх краще виконувати після цікавих, коли енергія й мотивація на піку.
Але дослідження, яке ми провели в корейському супермаркеті, показало: після цікавих завдань люди гірше справляються зі скучними. Це може бути через залишкову увагу — свідомість повертається до цікавої справи, і це заважає зосередитися.
Ще ми виявили ефект контрасту: після веселого відео введення даних здавалося ще більш нестерпним. Як їсти овочі після десерту. Краще спочатку зробити трохи цікаві справи, а найцікавіші залишити як винагороду.
Як використовувати фокус-менеджмент для креативності
Можливо, ваша мета — не тільки бути продуктивним, а й креативним.
Для цього потрібні різні стратегії. Продуктивності допомагають фільтри уваги — вони відсікають зайве. А для креативності ці фільтри потрібно зняти.
У книжці «Таймхакинг» Деніел Пінк пише про циркадні ритми. Жайворонки мають працювати над аналітичними задачами зранку, рутину — вдень, а креатив — увечері. Совам — навпаки: творчість уранці, аналітика — увечері.
Це не тайм-менеджмент, бо ми витрачаємо стільки ж часу. Це фокус-менеджмент, бо ми правильно розставляємо завдання.
Ще одна класна ідея — це «дні менеджера» й «дні творця» від Пола Грема. У перші — зустрічі та дзвінки, у другі — творчість без перешкод. Якщо такої розкоші немає, варто хоча б вирізати невеликі моменти для креативу щодня.
Тайм-менеджмент вимагає усунути всі відволікаючі чинники. Фокус-менеджмент пропонує свідомо обирати, коли саме відволікатися.
Коли я був школярем, я провів усю суботу перед телевізором і зненавидів себе за це. Відтоді я вирішив: вмикаю його лише тоді, коли знаю, що саме хочу подивитися. Так само з соцмережами — я заходжу туди тільки під час перерв або щоб опублікувати щось.
Багато письменників чекають «днів творця», щоб почати писати. Але дослідження показують, що короткі сесії ефективніші, ніж робота «запоем».
Коли випускників навчили писати по 15 хвилин на день, вони швидше завершували свої дисертації.
Якщо хочете бути продуктивнішими — не аналізуйте час, краще простежте, що захоплює вашу увагу. Зараз я вперше подивився на годинник після того, як згадав історію про Майкла. 10:36 ранку, а я вже написав на 500 слів більше, ніж планував. Вам вирішувати, чи були ці 156 хвилин розумним використанням моєї уваги — і чи були кілька хвилин, які ви витратили на читання цієї статті, розумним використанням вашої.
І ще одна думка. Я майже впевнений, що в ефективних людей є восьма звичка — вони не витрачають час на вивчення семи звичок ефективних людей.
