Пройти грудневу гонку без постійного відчуття авралу вам допоможе план. Розберемося, як його скласти і на що звертати увагу під час виконання.
1. Складіть список усіх справ на грудень
Тут важливо зробити перелік якомога повнішим. В ідеалі — не забути жодної справи. Можете завести одразу два аркуші: робочий і домашній. Якщо ж завдань не так багато, спробуйте об’єднати списки.
Можливо, у вас піде на цей етап цілий день. Запишіть кожну справу, про яку згадаєте. Можна обмежитися й одним коротким реченням, але краще додати до кожного пункту пояснення, що конкретно потрібно зробити і чому це важливо. Наприклад, не просто «привести до ладу кухню», а «викинути зайве з шафок, помити всі полиці, замінити дозатор для мийних засобів, купити нові підставки для гарячого».
Ці нотатки допоможуть оцінити обсяг робіт і виділити на них потрібну кількість часу.
Деякі завдання — наприклад, прикрасити ялинку, знайти подарунки близьким, оплатити всі рахунки — ви запишете одразу. Вони повторюються з року в рік і перетворилися на новорічну рутину, тому про них складніше забути. Інші ж можуть спливати в пам’яті не відразу. Наприклад: віддати другові намет, який ви брали у нього в серпні. Або викликати сантехніка, щоб він полагодив трохи підтікаючий душ.
Це разові й не надто термінові справи, про які легко забути. Але, якщо душ раптом остаточно зламається ввечері 31-го, свято може бути зіпсоване. Тому постарайтеся згадати про кожну проблему, яку краще вирішити до кінця грудня, й додати її до загального списку.
Краще використовувати для цього не папір, а файл: у ньому ви зможете легко міняти пункти місцями.
2. Розставте справи в порядку їхньої важливості
Коли перелік готовий, варто розібратися з пріоритетами. Спочатку виділіть кольором усі найважливіші справи, які ніяк не можна скасувати. Наприклад, вам обов’язково потрібно купити продукти для святкового столу й сходити до лікаря. А ще — запланувати візит у салон краси, причому встигнути до корпоративу. Це пріоритетні завдання. А ось віддати намет приятелеві можна й під час канікул, якщо ніяк не встигнете в грудні.
Перенесіть усі виділені пункти у верхню частину списку. Потім розподіліть їх за терміновістю. Для цього вкажіть дату, коли справу має бути завершено.
На цьому етапі одна справа може перетворитися на дві — наприклад, вам спочатку потрібно зателефонувати в салон краси або записатися онлайн, а прийдете туди ви через два тижні. Тобто у вас замість одного з’являються два пункти і дві дати.
Це важливо: часто такі дрібні завдання люди в плані не позначають.
Їм здається, що, якщо справа займе від сили 5 хвилин, можна її не записувати. А потім вони просто забувають виконати завдання вчасно і створюють собі зайву проблему. Тому в розділі «Важливі справи» варто відзначити всі необхідні дії й визначити час для виконання кожної.
Потім розставте ці завдання за календарною сіткою. Ви відразу побачите, які дні у вас перевантажені, а де можна додати ще кілька пунктів.
Важливо: обов’язково залиште в плані резервні вікна — години, на які поки нічого не заплановано. Ви зможете використати їх, коли на якусь важливу справу не вистачить відведеного на неї часу. Наприклад, якщо замість одного візиту до стоматолога вам знадобиться два.
Коли розберетеся з пріоритетними справами, додайте у вільні вікна решту — не найважливіші. Рухайтеся від початку списку до кінця: якщо якісь менш пріоритетні завдання зовсім нікуди не помістяться, сміливо переносіть їх на наступний місяць. Або відмовтеся від їх виконання взагалі. Так, так можна, а іноді навіть необхідно.
Попередній план на грудень готовий.
3. Обов’язково додайте в графік час для відпочинку
Вам напевно захочеться зустріти свято сповненими сил і з гарним настроєм. Але в грудневій гонці багато хто часто забуває про відпочинок і підходить до фінішу виснаженими й вигорілими. Щоб цього уникнути, просто виділіть час для відпочинку й вважайте його однією з найважливіших справ.
А отже ні в якому разі не замінюйте його іншими завданнями.
Наприкінці кожного тижня намагайтеся виділити щонайменше половину вихідного дня виключно для відновлення. У середині грудня варто відпочити цілий день, навіть якщо вам здається, що ви нічого не встигаєте.
Не обов’язково заздалегідь точно вказувати, що ви будете робити. Краще скласти список занять, які допомагають вам розслабитися й відновити сили. Він у кожного буде своїм. Наприклад, там може бути спорт, прогулянки, танці, кулінарія, шахи або в’язання. Не варто включати туди неперевірені варіанти — час для експериментів прийде в січні. Зазначайте лише ті способи, в яких точно впевнені.
Коли настане час відпочивати, візьміть список і запитайте себе, чим вам було б приємно зайнятися. Можливо, ви захочете взагалі відкласти всі переліки вбік, лягти на диван, укритися ковдрою й дивитися комедії — значить, зробіть саме це.
4. Рухайтеся до цілей у своєму темпі
Іноді в Мережі миготять вигадані кимось правила, до якого числа потрібно почати й закінчити рутинні передноворічні справи. Наприклад, деякі вважають, що ялинку варто прикрасити за 1–2 тижні до свят — не раніше й не пізніше. І навіть влаштовують опитування: «Вже 20 грудня, ви встигли? Чи опинилися серед тих, хто відстає?»
Не варто сприймати подібні правила всерйоз. Прикрашайте ялинку хоч у перших числах грудня, хоч 31-го за годину до півночі. Головне — щоб ви отримали задоволення від процесу. А показувати відмітку про виконання ви нікому не зобов’язані.
Так само і з іншими справами. Наприклад, не обов’язково вітати всіх близьких в останні години перед святом або одразу після новорічного бою курантів. Можна запланувати візити або спілкування в месенджері з тими, хто далеко, на всю передноворічну декаду. Для цього є і традиційний вид привітання: «З наступаючим!». Так ви не лише позбудетеся метушні в останній день року, а й заздалегідь створите собі й близьким передноворічний настрій.
Не обов’язково орієнтуватися на звичні дати й строки. Подумайте, як буде зручніше саме вам.
Якщо ви виконаєте ці чотири пункти, грудень може стати приємним місяцем без зайвої метушні. Але й це ще не все.
5. Будьте готові, що все може піти не за планом
Так, щось обов’язково піде не так. Наприклад, ви застудитеся і 2–3 дні не зможете виходити з дому. Або на роботі раптово трапиться аврал через дії не надто пунктуального клієнта. Або вам раптом знадобиться нове зимове взуття, і ви пів дня проведете в пошуках відповідної пари. Ось що допоможе в таких випадках.
- Заплануйте закрити найважливіші завдання до 20 грудня. Якщо чогось не встигнете, у вас ще буде час до Різдва. А якщо все закінчите вчасно, зможете трохи відпочити.
- Не бійтеся говорити «ні» новим завданням. Намагайтеся всі нетермінові справи, якщо вони виникатимуть, переносити вже на січень. За термінові ж берітьcя не наодинці, а лише разом з іншими колегами або членами родини. Ні, ви не станете через це безвідповідальним працівником чи неуважним батьком. Набагато сумніше, якщо ви візьметеся за справу, на вас розраховуватимуть, а ви не зможете виконати обіцяного.
- Делегуйте те, що самі не встигаєте. Якщо не готові пів дня провести в супермаркеті, оформіть доставку. Якщо не впевнені, що вам привезуть продукти належної якості, замовте лише консерви, крупи, напої. А все швидкопсувне візьмете за день до свята — на це піде менше часу, ніж на повноформатну закупівлю.
- Користуйтеся послугами «два в одному». Наприклад, якщо вам потрібно привести до ладу брови й оновити манікюр, оберіть салон, де вам це зроблять одночасно, у чотири руки. Зекономите і час, і сили.
- Будьте готові будь-яке завдання не з топ-10 перенести на січень. Намагайтеся завершити всі важливі справи й заздалегідь пообіцяйте собі не хвилюватися, якщо не встигнете зробити щось із менш пріоритетного. Наприклад, ви хотіли розібрати шафу й віддати або продати ті речі, які вже не будете носити. Якщо не встигнете — зробіть це після довгих вихідних. У цьому випадку ви займетеся розхламленням без поспіху й із задоволенням. Це навіть на краще: новий рік почнеться продуктивно.
- Будьте готові придумати запасний варіант, якщо основний не спрацює. Наприклад, ви ніяк не встигаєте приготувати всі заплановані страви до свята. Чудово, ви можете відправити частину продуктів у морозильну камеру й не хвилюватися, що на канікулах не захочеться йти в магазин. А Новий рік спробувати зустріти налегко, з овочевими салатами, нарізками, фруктами й напоями. Ви навряд чи багато їсте вночі — нехай і ця не стане винятком. Лише купіть щось справді смачне й святкове. Можливо, вам навіть сподобається таке легке застілля. А час для кулінарних шедеврів ще знайдеться — увесь рік попереду.
Отже, варто заздалегідь скласти список справ, розподілити їх за календарною сіткою й намагатися дотримуватися плану. Але не боятися щось змінити в процесі. І пам’ятайте: навіть якщо ви не встигнете зробити щось важливе, Новий рік усе одно настане, годинник проб’є 12 разів, а Земля вирушить на новий виток. І у вас з’явиться ще 365 днів для доробок і виправлення помилок. Отже, ви точно впораєтеся.
