Часто здаються незначними, але з часом можуть обернутися серйозними проблемами.
1. Ігнорування власних біоритмів
Усі люди різні. Хтось із самого ранку може звернути гори, а інший до обіду ледве тримає лопату в руках — та ще й не тим боком. Але перший уже після обіду починає втомлюватися, а другий саме тоді нарешті відчуває прилив сил.
Цикли активності та занепаду можуть відрізнятися, і якщо не зважати на це, ефективність суттєво падає. Тому завдання, які потребують максимальної концентрації, краще виконувати у години свого піку, а рутину — залишити на решту часу, коли навіть прокидатися повністю не обов’язково.
2. Переоцінка власних можливостей
Може здатися, що якщо запланувати якомога більше, то й встигнеш більше. Але це помилка.
Довгий список справ сам по собі демотивує. Коли перед тобою гора завдань, може виникнути питання: «Чи варто взагалі починати, якщо шансів завершити все майже немає?»
3. Відсутність пріоритетів
Завдання різняться за важливістю. Деякі навіть при порушенні дедлайнів майже ні на що не впливають. Інші — критично важливі для всієї компанії.
Часто люди не враховують цього і просто виконують справи у порядку надходження або за ступенем складності. Але головним критерієм має бути саме пріоритетність. Якщо найважливіше вже зроблено — інше можна закривати у вільному темпі.
4. Потурання внутрішньому перфекціоністу
Так, приємно, коли все зроблено ідеально. Але завдання, виконане на «добре», краще, ніж ідеальне, але незакінчене.
Згідно з принципом Парето, 20% зусиль дають 80% результату, а решта 80% — лише 20%. У тайм-менеджменті це теж працює. На доведення результату до досконалості іноді витрачається більше часу, ніж на виконання самої роботи. Часто досить просто «зроблено якісно», а звільнений час можна використати ефективніше.
5. Постійна доступність для всіх і з будь-яких питань
Безперервна перевірка месенджерів або відповіді на запити колег — це, можливо, і зміцнює ваш соціальний капітал, але водночас шкодить продуктивності.
Навіть якщо ви відволікаєтеся «на секунду», мозок перемикається, і потрібен час, щоб знову сфокусуватися. Мультизадачність — це міф. Краще працювати з одним завданням за раз.
6. Прокрастинація без користі
Іноді навіть найпріоритетніше завдання здається непосильним, і ви не можете до нього приступити. У такі моменти виникає бажання займатися будь-чим, тільки не цим.
Тож краще не боротися із прокрастинацією, а переключитися на інші справи. Цілком можливо, що вони підуть легше, бо слугують формальною відмовкою не чіпати основне, неприємне завдання.
7. Очікування натхнення
Про те, що ця тактика не працює, найкраще знають люди творчих професій. Попри стереотипи, вони не чекають на натхнення — бо знають: муза може й не прийти, а рахунки за комуналку точно прийдуть.
Краще працює принцип «залізної п’ятої точки»: просто сідаєш і робиш.
8. Невміння сказати «ні»
Хто багато робить — того й навантажують. Якщо ви не вмієте відмовляти, то дуже швидко можете опинитися в ситуації, коли вас завалили додатковими дорученнями.
Начальник попросив щось підхопити, колеги — допомогти. І на власні завдання вже не лишається часу.
9. Відсутність дедлайнів
Практично будь-яке завдання займає стільки часу, скільки ви на нього виділяєте — або й більше. Якщо ж термінів взагалі немає, то шанс того, що справа ніколи не буде завершена, наближається до нескінченності.
Тож варто чітко визначати строки виконання.
10. Відсутність обліку перевантаження
Це потрібно не для того, щоб сварити себе за невстигнуте, а щоб зрозуміти, в чому причина: ви неефективно плануєте час, чи просто взяли на себе надто багато?
Іноді проблема не у навичках управління часом, а в надмірному обсязі роботи, з яким одна людина фізично не може впоратися.
