Скільки разів наприкінці важкого, насиченого робочого дня ви усвідомлювали, що ніби весь день крутилися як білка в колесі, розв’язали купу завдань, але так і не приділили часу справді важливим проєктам? Скільки разів ви обіцяли собі зайнятися особистими справами, які мають для вас значення — спортом, творчістю, навчанням — але місяцями так і не могли навіть почати? Якщо з вами таке траплялось, то, як і більшість людей, ви потрапили в пастку терміновості.
Що таке пастка терміновості
Дослідження, проведене в бізнес-школі Університету Джонса Гопкінса, показало, що найчастіше ми відмовляємось від цікавих і важливих завдань на користь термінових. Ми буквально схильні відкладати значущі проєкти, передусім беручись за ті, які, як нам здається, потрібно зробити просто зараз.
Це і є пастка терміновості. Вона веде нас до стресу, емоційного виснаження і, як не дивно, до втрати грошей. Дослідники з’ясували, що ми схильні хапатися за справу, яка здається більш терміновою, навіть якщо вона оплачується гірше, ніж завдання з м’якішим дедлайном. Це відбувається з кількох причин.
Чому ми потрапляємо в пастку терміновості
1. Ми страждаємо, якщо не вдається завершити справу
Ще у 1927 році, а згодом неодноразово, дослідники встановили: людям некомфортно, коли над ними «висить» незавершене завдання. Цю особливість мислення назвали ефектом Зейгарник. А оскільки термінові завдання зазвичай невеликі й не потребують багато часу, ми не можемо відкласти їх, бо тоді черговий пункт у списку справ залишиться незакресленим. І ми хапаємося за ці дрібниці, вирішуємо їх одну за одною і не можемо зупинитись — як з пачкою чипсів: поки не з’їси все, не заспокоїшся.
2. Ми застрягаємо в тунелі й не бачимо нічого навколо
Тобто настільки завантажені короткостроковими справами, що буквально не можемо перевести подих, поглянути на своє розклад зі сторони й оцінити, що насправді важливо, а що — ні. Це можна порівняти з тунельним зором: ми бачимо не повну картину, а лише той фрагмент, що в центрі уваги прямо зараз.
3. Ми не вміємо правильно організувати робочий день
Якщо процеси не налагоджені — з вашої вини чи через керівництво — рутина починає буквально з’їдати час і сили. Наприклад, ви полінувались створити шаблони для документів чи листів — і кожного разу витрачаєте на це купу дорогоцінного часу. Або менеджер проєкту не погодив усі правки з клієнтом відразу — і вам доводиться знову й знову відволікатись на нові зауваження.
4. Нам здається, що якщо проігнорувати термінове завдання — станеться катастрофа
Прийде злий керівник або клієнт, сильно насварить, позбавить грошей, небо впаде на землю, усі загинуть.
Усі ці сповіщення, дзвінки, правки, дрібні доручення створюють ілюзію, ніби їх не можна відкласти. Хоча насправді справжньо критичних завдань набагато менше, ніж здається.
Як не потрапити в пастку терміновості
1. Починайте день із важливих, але не термінових завдань
Класичні книги з тайм-менеджменту радять починати день з «жаби» — неприємного завдання, яке варто швидко виконати. У цьому є логіка: зробивши важкий дзвінок або відповівши на нудні листи, ми відчуваємо підйом і беремося за решту справ.
Але є ризик, що за першою «жабою» прийде друга, потім третя, четверта… І от уже вечір, «жаб» з’їдено безліч, а до справді важливого ви так і не дістались. Тож спробуйте навпаки: починати день з важливого, але не термінового — а вже потім розбиратися з дрібницями.
2. Навчіться робити паузу
Не кидайтеся одразу відповідати на нові повідомлення і виконувати будь-які дрібні прохання. Зробіть вдих-видих і оцініть, наскільки це справді терміново. Якщо завдання може почекати — відкладайте його, надаючи пріоритет більш значущим справам.
3. Працюйте блоками
Наприклад, 40 хвилин на важливі справи, 15 — на термінові. Встановлюйте таймер, щоб рутина не затягувала вас надовго. Як тільки пролунає сигнал — знову беріться за головне. Швидше за все, дзвінок або лист можуть почекати 40 хвилин.
4. Поєднуйте справи
Багато дрібниць можна зробити, коли ви їдете в метро, стоїте в черзі або чекаєте дитину з гуртка. У такі моменти навряд чи вийде працювати над дисертацією чи звітом, але відповісти на повідомлення, заповнити форму чи внести дрібні правки — цілком можливо.
5. Пам’ятайте: термінові справи ніколи не закінчаться
Велика помилка — думати, що ось-ось ви швиденько розгребете всю рутину: запишетесь до лікаря, відповісте на листи, замовите дитині кросівки, заповните табель — і нарешті з легким серцем займетесь важливими проєктами: оновите портфоліо, прочитаєте книжку іноземною мовою, знайдете матеріали для дослідження. На жаль, цього не станеться. Дрібниці будуть з’являтись постійно, доки ви не візьмете їх під контроль.
