Категоричні накази, нехтування інтересами співробітників та відсутність подяки — не найефективніший підхід до розподілу завдань у команді.
Хороший керівник — не той, хто все тягне на собі, а той, хто здатен зібрати сильну та ефективну команду і грамотно розподіляти обов’язки, зокрема й позапланові.
Делегування, тобто передача завдань від одного працівника іншому, допомагає підвищити рівень залученості в команді. А керівники, яким це вдається, у середньому приносять своїм компаніям на третину більше прибутку, ніж інші.
Але просто сказати «зроби це» — неправильно. Наказовий тон, нечітке завдання, відсутність пояснень — усе це може викликати відторгнення і зрештою призвести до не найкращого результату.
Експертка Гарвардської школи бізнесу розповіла про правила, які допоможуть делегувати ефективно та покращити робочі показники.
1. Оцініть можливості співробітників
Є завдання, які делегувати не можна. Наприклад, вони є невід’ємною частиною ваших обов’язків. Або інший співробітник не має достатньо знань і кваліфікації для виконання таких завдань. Або, навпаки, вони суттєво простіші за ті, якими він зазвичай займається. Скажімо, просити менеджера з продажів або аудитора знайти майстра для ремонту офісної кавомашини — щонайменше недоречно.
Загалом, перш ніж доручити щось комусь, варто запитати себе:
- Чи впорається людина з цим завданням? Чи має вона достатньо часу, чи це завадить виконанню інших обов’язків?
- Чи вистачить співробітнику знань і навичок? Чи доведеться вводити його в курс справ настільки довго, що простіше зробити самому або знайти іншого спеціаліста?
- Чи допоможе це завдання співробітнику прокачати певні навички, отримати досвід? Це не обов’язково, але було б добре.
- Чи є хтось, хто впорається краще?
2. Намагайтеся врахувати інтереси й потреби кожного
Наприклад, потрібно організувати тімбілдінг для всієї команди, а спеціального співробітника для цього немає. Зате є людина, сильна в комунікаціях, яка хотіла б спробувати себе в організації заходів, навчанні чи управлінні персоналом. Можна запропонувати цю задачу їй.
Або, скажімо, компанія тимчасово залишилася без SMM-фахівця, але є хтось, хто добре розбирається в алгоритмах соцмереж і не проти спробувати себе в маркетингу.
Звісно, це не завжди можливо. Іноді трапляються нудні завдання, які нікому не подобаються. Але все ж варто критично оцінити команду й подумати, кому нове доручення могло б бути корисним.
3. Грамотно ставте завдання
Звертаючись до співробітника, поясніть, чому хочете доручити завдання саме йому, як це може бути корисно для компанії та для нього особисто. Не забудьте похвалити і перелічити його сильні сторони, що вплинули на ваш вибір. Будьте ввічливі.
Докладно розкажіть про завдання. Визначте чітку ціль і терміни. Надані всі необхідні документи та інформацію. Ідеально, якщо всі матеріали будуть зрозумілими й структурованими, щоб працівникові не довелося витрачати години на розбір, що до чого.
4. Забезпечте нормальну комунікацію та комфортну атмосферу
Дайте зрозуміти людині, що ви завжди поруч — щоб допомогти, підказати, відповісти на запитання. Попередьте, що якщо вона з якихось причин не впорається або не вкладеться у строки, зможе звернутися до вас — і ви разом знайдете рішення.
Запитайте, що їй потрібно для виконання завдання. Можливо, знадобиться надати додаткову інформацію або звільнити від інших справ.
При цьому важливо залишатися доброзичливим, щоб працівник справді не соромився звернутися, якщо щось піде не так.
5. Підстраховуйтеся
Коли ви виконуєте завдання самі — ви контролюєте ситуацію повністю. Коли ж береться хтось інший — може виникнути безліч проблем, через які результат виявиться неякісним або зірвуться строки.
Заздалегідь подумайте, що робитимете в разі негативного розвитку подій. Будьте готові підхопити завдання самостійно або швидко передоручити його іншому.
Намагайтеся ставитися до таких ситуацій не як до провалу, а як до досвіду, що допомагає краще розуміти команду, її можливості та рівень організації.
6. Будьте терплячими
Так, є завдання, які швидше зробити самому, ніж доручити комусь, а потім витрачати час на пояснення й контроль.
Але важливо пам’ятати, що ви — не людина-оркестр, і для ефективної роботи потрібно розвивати команду, давати співробітникам можливість пробувати нове, ставати більш компетентними, вчитися — зокрема й на своїх помилках.
А отже, доведеться проявити терпіння, якщо хтось ставить багато запитань або виконує завдання повільніше, ніж ви очікували.
7. Надавайте й запитуйте зворотний зв’язок
Коли завдання виконано, обов’язково скажіть працівникові, як ви оцінюєте його роботу: що вам сподобалося, за що ви готові похвалити, які моменти можна було б покращити і що для цього варто зробити.
Будьте коректними. Не сваріться, не підвищуйте голос, не знецінюйте й не критикуйте без потреби. Завжди починайте з похвали, а потім м’яко пояснюйте, над чим ще треба попрацювати.
Якщо завдання було новим і складним, запитайте, як йому працювалося. Що давалося легко, а що — ні, що сподобалося, а що викликало труднощі, як він сам оцінює результат, що хотів би вдосконалити і як планує це зробити.
8. Не забудьте подякувати
І не лише особисто, а й публічно — особливо якщо завдання було непростим. Похваліть людину перед командою, дайте додатковий вихідний, відзначте як найкращого працівника, якщо така практика існує в компанії.
Також не варто привласнювати собі плоди чужої праці. Замість «я організував тімбілдінг» або «я підготував звіт» краще сказати, що ви зробили це разом, і колега дуже допоміг. Люди цінують, коли їхні заслуги визнають — це робить їх більш залученими до роботи і лояльними до компанії.
