Скільки разів наприкінці важкого насиченого робочого дня ви розуміли, що начебто багато годин крутилися як білка в колесі і вирішили безліч завдань, але так і не приділили час по-справжньому важливим проектам? Скільки разів обіцяли собі зайнятися значущими вам особистими справами: спортом, творчістю, навчанням, але місяцями не могли навіть приступити до них? Якщо таке з вами траплялося, значить, як і більшість людей, ви потрапили до пастки терміновості.
Що таке пастка терміновості
Дослідження , яке провели у бізнес-школі Університету Джона Хопкінса, показало, що найчастіше ми відмовляємося від цікавих та важливих завдань на користь термінових. І буквально схильні відкладати значні проекти на потім, перш за все беручися за ті, які, як нам здається, потрібно зробити прямо зараз.
Це і називається пасткою терміновості. Вона призводить до стресу, емоційного виснаження і, як не дивно, втрати грошей. Дослідники з’ясували, що ми схильні хапатися за справу, яка здається більш терміновою, навіть якщо платять за неї менше, ніж за завдання з м’якшим дедлайном. Так відбувається з кількох причин.
Чому ми потрапляємо в пастку терміновості
1. Ми страждаємо, якщо не вдається завершити завдання
Це з’ясували ще 1927 року, а потім неодноразово підтверджували: люди почуваються некомфортно, якщо над ними висить незавершена справа. Таку особливість мислення назвали ефектом Зейгарнік. А оскільки термінові завдання, як правило, досить невеликі і не вимагають багато часу, нам не виходить відкласти їх, адже тоді черговий пункт у списку справ виявиться незакресленим. І ми хапаємось за ці дрібні завдання, вирішуємо їх одне за одним і не можемо зупинитися. Як із пачкою чіпсів: поки не з’їси все, не заспокоїшся.
2. Ми застряємо в тунелі і не бачимо нічого навколо
Тобто виявляється так перевантажені короткостроковими справами, що буквально не можемо видихнути, подивитися на свій розклад з боку і оцінити, що дійсно важливо , а що ні. Таку ситуацію можна порівняти з тунельним зором: ми бачимо не повну картину, а лише фрагмент, який знаходиться в центрі нашої уваги зараз.
3. Ми не можемо правильно організувати робочий день
Якщо процеси не налагоджені з вашої вини чи з вини керівництва, рутинні завдання починають буквально пожирати час та сили. Скажімо, ви полінувалися створити шаблони для документів та листів — і щоразу витрачаєте на роботу з документацією або вхідною поштою багато дорогоцінного годинника. Або ваш проектний менеджер не домовився з клієнтом, щоб той одразу вніс усі правки, і вам доводиться незліченну кількість разів відволікатися на нові зауваження.
4. Нам здається, що якщо проігнорувати термінове завдання, трапиться катастрофа
Прийде злий керівник або клієнт і дуже лаятиметься, вас позбавлять грошей, небо впаде на землю, ми всі помремо .
Всі ці повідомлення про нові повідомлення, дзвінки, редагування, додаткові дрібні доручення створюють ілюзію, ніби відкласти їх не можна. Хоча насправді по-справжньому палаючих завдань не так багато.
Як не опинитися в пастці терміновості
1. Починайте день із важливих та несрочних завдань
Книги з класичного тайм-менеджменту кажуть, що насамперед потрібно «з’їсти жабу». Тобто покінчити з невеликим і не дуже приємним завданням. Логіка в такому підході є: зробивши складний дзвінок або відповівши на нудні листи, ми почуваємося переможцями і на підйомі беремося до інших справ.
Але є ризик, що за першою «жабою» піде друга, потім третя, четверта… І ось уже вечір, «жаб» з’їдено неміряно, а до справді важливих завдань руки так і не дійшли. Тому можна спробувати навпаки: починати день із того, що більш значуще, але не терміново, і лише потім переходити до всього цього купу дрібних завдань.
2. Вчіться брати паузу
Не біжіть відразу відповідати на нові повідомлення та виконувати будь-які дрібні доручення та прохання. Зробіть вдих-видих та оцініть, наскільки все це дійсно терміново. Якщо завдання терпить, відкладіть його, поставивши перше місце масштабніший і цінний проект.
3. Спробуйте працювати блоками
Скажімо, 40 хвилин на важливі справи та 15 — на термінові завдання. Ставте таймер , щоб дрібна рутина не надто вас засмоктала, і, як тільки він просигналить, знову переходьте до масштабних справ. Швидше за все, дзвінок чи лист зможуть зачекати на наступні 40 хвилин.
4. Поєднуйте справи
Багато дрібниць можна виконати, поки ви їдете в метро, стоїте в черзі на пошті, чекаєте на дитину з уроку малювання. Зайнятися в такі моменти дисертацією, книгою, звітом чи планом навряд чи вдасться, а ось швидко відповісти на повідомлення, заповнити якісь форми, внести дрібні правки — цілком.
5. Пам’ятайте, що термінові завдання ніколи не закінчаться
Дуже велика помилка думати, що ось зараз ви швиденько розгрібете всю цю рутину: запишитеся до лікаря, відповісте на листи, замовте дитині нові кросівки, заповніть табель, — і тоді з легким серцем займіться важливими робочими та особистими проектами: оновіть портфоліо , прочитаєте книгу іноземною мовою, знайдете інформацію для дослідження. На жаль, так не буде. Дрібні справи продовжать падати на вас, поки ви не візьмете їх під контроль .
