Тайм-менеджмент із німецькою точністю.
Що таке метод ALPEN
Це ще один спосіб планувати справи так, щоб гарантовано все встигати і при цьому не збожеволіти від навантаження. Його вигадав німецький професор економіки та експерт з тайм-менеджменту Лотар Зайверт.
Автор методу поділив його на п’ять складових. Перші літери в назві кроків у результаті склалися в німецьке слово ALPEN (російською «Альпи»):
A – складання списку завдань (Aufgaben);
L – оцінка необхідного часу (Länge schätzen);
P – планування буферного часу (Pufferzeiten einplanen);
E – пріоритизація задач (Entscheidungen treffen);
N – підбиття підсумків (Nachkontrolle).
Суть методу полягає в тому, щоб розуміти, яким завданням справді варто виділити час, а які можна залишити на потім. Крім того, реалістично оцінювати час, який доведеться витратити, і не забувати про те, що робота без перерв — шлях до вигоряння.
По суті, метод ALPEN — це поєднання блочного планування з матрицею Ейзенхауера з класичного тайм-менеджменту.
Як планувати справи за методом ALPEN
Складіть список
Випишіть усі справи, якими вам хотілося б зайнятися сьогодні. Саме випишіть: у паперовий блокнот, нотатник чи планувальник на телефоні.
Спокуса скласти список в умі, звичайно, велика, але ресурси людської «оперативної» пам’яті не безмежні. За деякими даними вона може зберігати одночасно до чотирьох завдань або об’єктів.
Не витрачайте час на те, щоб на початку пріоритизувати справи – просто записуйте все, що спадає на думку. Список напевно вийде лякаюче значним. Нічого страшного так і має бути.
Оцініть, скільки потрібно часу
Той, хто хоч раз пробував планувати справи, майже, напевно, наступав на улюблені граблі новачків у тайм-менеджменті: склав список із 15 завдань, але в результаті не зробив і половини, бо вони, виявляється, фізично не вміщаються в робочий день. У результаті засмутився і закинув усі ці новомодні техніки управління часом.
Щоб такого не відбувалося, слід розуміти тимчасові витрати. Подумайте, скільки хвилин чи годин займе кожну справу з вашого списку. Будьте максимально реалістичними. Спирайтеся на минулий досвід і не забувайте про свої особливості, якщо, наприклад, ви швидко втомлюєтеся або піддаєтеся прокрастинації . Потрібно пам’ятати, що займатися всіма цими справами вам, а не уявному надлюдині.
Коли закінчите розрахунки, запишіть час біля кожного пункту.
Заплануйте буферний час
Ще одна типова помилка – планувати справи одна за одною. Така стратегія, по-перше, не враховує, що людині потрібно робити перерви, а по-друге, призводить до того, що всі плани ризикують посипатися через одну невелику затримку або форс-мажор.
Зустріч тривала трохи довше за намічений час, підрядник трохи пізніше віддав замовлення, хтось із колег спізнився, ви потрапили в пробку, дитина довго одягалася в дитячому садку — і все, наступні справи доводиться переносити, а то й зовсім скасовувати і перекроювати весь день. Зазвичай це дуже злить і засмучує.
Тому важливо після кожного завдання внести до плану так званий буферний час, тобто такий, який ви нічим не займаєте.
Якщо щось піде не так, ці порожні слоти допоможуть упоратися з рештою справ. А якщо ніяких форс-мажорів не станеться, ви використовуєте буферний час для того, щоб перепочити: випити кави, прогулятися, почитати книжку або просто посидіти в тиші. Ну і, нарешті, можна присвятити цей час додатковим завданням чи особистим проектам.
Розміри буферних блоків слід визначати самостійно. В ідеалі, згідно з методом ALPEN, вони становитимуть до 40% робочого часу.
Пріорітізіруйте задачі
На цьому етапі зазвичай стає зрозуміло, що з урахуванням необхідного часу та буферних блоків список справ, який людина склала спочатку, фізично неможливо здолати за добу. Тому потрібно визначити пріоритети та вибрати, які завдання залишити, а які скасувати чи перенести.
Для цього підійде класичний інструмент – матриця Ейзенхауера. По ній усі завдання зі списку умовно поділяються на чотири категорії:
- Важливі та термінові. Ними потрібно зайнятися насамперед.
- Важливі, але несрочні. Таким можна приділити час після того, як розберетеся з першою групою.
- Термінові, але неважливі . Їх краще делегувати або зробити в третю чергу після важливих, щоб не присвятити їм весь день і не потрапити у пастку терміновості .
- Нестрокові та неважливі . Ці варто викреслити, передати комусь або відкласти у довгу скриньку.
Таким чином ваш список істотно скоротиться і стане набагато ближчим до реальності.
Підсумуйте
Наприкінці дня відкрийте щоденник і поставте собі кілька запитань:
- Що вдалось зробити, а що ні?
- Чи часу вистачило на всі заплановані завдання?
- Я правильно оцінив необхідний час або наступного разу потрібно закладати більше?
- У моєму плані було достатньо буферного часу, щоб компенсувати форс-мажори та встигати відпочивати?
- Я встигаю займатися і важливими, і терміновими справами, щоб не зривати дедлайни, але при цьому не поринути у рутині?
- Що можна зробити, щоб наступного разу план був для мене більш комфортним?
Коли відповісте на них, перенесіть на наступний день завдання, якими не встигли зайнятися. І складіть новий план з урахуванням роботи над помилками.
