Чому тайм-менеджмент не працює і чим його замінити

    17

    Кілька років тому під час перерви на занятті, яке я вів, до мене підійшов спантеличений менеджер на ім’я Майкл. Його бос сказав, що йому потрібно бути продуктивнішим, тому Майкл почав ретельно аналізувати, на що він витрачає свій час. Він уже викреслив з розкладу не найважливіші зустрічі і більше не бачив завдань, яких міг би позбутися. І не розумів, як виконувати їх ефективніше. «Напевно, вам здасться, що я жартую, але це правда. Єдине, до чого я прийшов, – пити менше води, щоб рідше ходити в туалет», – зізнався Майкл.

    Ми живемо у суспільстві, яке одержимо особистою продуктивністю. Поглинаємо книги, які обіцяють навчити нас бути ефективнішими, і мріємо про 4-годинний робочий тиждень. Ми хвалимося тим, як сильно зайняті. Ну а головний ключ до продуктивності, за словами всіх довкола, — тайм-менеджмент. І це означає, що якщо ми навчимося краще планувати свій розклад , то зможемо досягти продуктивної нірвани.

    Чому тайм-менеджмент не покращує продуктивність

    За 20 років вивчення продуктивності я зрозумів, що тайм-менеджмент не вирішення всіх проблем. Навпаки, це є частиною проблеми.

    Протягом моєї кар’єри я часто чую те саме питання: «Як встигати більше?». Іноді люди запитують про це, бо знають, що я організаційний психолог та експерт із продуктивності. Але в основному тому, що вони прочитали в журналі або в моїй книзі, як багато мені вдається зробити.

    Насправді я не почуваюся ефективним. Я рідко досягаю своїх щоденних цілей, тому мені важко відповідати на це запитання.

    Але після розмови з Майклом я зрозумів, що наша продуктивність не залежить від того, як ми контролюємо час. Щодня нам дається обмежена кількість годин, а строгий тайм-менеджмент тільки нагадує, скільки з них ми витрачаємо даремно . Набагато краще використовувати іншу стратегію — фокус-менеджмент, або керування увагою.

    Що таке фокус-менеджмент і чим він кращий за тайм-менеджмент

    Фокус-менеджмент – це мистецтво займатися справами з правильних причин, у потрібний час і в потрібному місці. А головна його мета — розділити завдання з пріоритетності, хоч би скільки часу вони займали.

    Класична практика тайм-менеджменту пропонує ставити собі термін виконання завдань. Я спробував використати такий метод, коли писав цю статтю. Моєю метою було 1200 слів, так що я сів за стіл о восьмій ранку і дав собі три години. За моїми підрахунками, це дозволяло писати шість слів за хвилину.

    Перші шість хвилин я провів, бездумно дивлячись на мерехтливий курсор, і не написав жодного слова. Потім мені стало цікаво, скільки слів я можу друкувати за хвилину, тому я пройшов онлайн-тест. Мені не сподобався результат, тому я знайшов інший тест. А потім ще один.

    Зрештою я зневірився і перейшов на фокус-менеджмент. Під час дослідження для своєї книги «Брати чи віддавати?» я з’ясував, що продуктивні люди не запитують, яку з цілей почати здійснювати. Вони природно схиляються до проектів, які не лише соціально значущі, а й по-справжньому їм цікаві.

    Тому замість того, щоб зосередитися на тому, як швидко я хочу закінчити статтю, я запитав себе, навіщо взагалі її пишу. Відповіді були такими:

    • Я сам можу дізнатися про щось нове, заново переосмислюючи своє дослідження.
    • У мене нарешті буде що сказати людям, які запитують про продуктивність.
    • Ця стаття може допомогти комусь.

    Я почав задумуватись про конкретних людей, які прочитають ці рядки. Це нагадало мені про Майкла — і бум! – Робота пішла.

    Дуже часто наша продуктивність страждає не через нестачу ефективності , а через нестачу мотивації. Продуктивність як така перестав бути чеснотою, вона лише засіб досягнення результату. Більше того, продуктивність чеснота лише тоді, коли кінцева мета є гідною.

    Якщо ваше головне завдання полягає у самій продуктивності, вам доведеться постійно покладатися на силу волі та підштовхувати себе до результату. Але якщо ви зосередитеся на тому, що розпалює інтерес і робить проект корисним для оточуючих, вас буде рухати вперед природна мотивація.

    Як використовувати фокус-менеджмент для продуктивності

    Коли ви застосовуєте техніки фокус-менеджменту на практиці, важливо звертати увагу на те, в яких умовах ви виконуєте завдання. Я зростав у штаті Мічиган. І коли повертався туди, щоб закінчити магістратуру, то вмовляв свою подругу із Західного узбережжя приєднатися до мене. “Занадто холодно і сіро”, – відповіла вона, приїхавши до Мічигана під час снігового шторму. І обрала Стенфорд у Каліфорнії. А наступна зима в Мічигані була найхолоднішою і найсірішою з усіх, що я пам’ятаю. Але я ніколи не був настільки продуктивним — за такої погоди, окрім роботи, робити абсолютно нічого!

    Серія досліджень показала , що погана погода добре впливає на продуктивність, тому що нас набагато рідше відволікають думки про те, щоб кудись сходити. Дослідники з’ясували, що працівники банку в Японії в дощові дні набагато швидше завершували транзакції, а учасники експерименту в США під час поганої погоди ефективно виправляли орфографічні помилки в есе. Саме тому для написання цієї статті я вибрав день після снігового шторму — місиво, що тане, зовні виглядало зовсім непривабливо для прогулянки.

    Але моя улюблена частина фокус-менеджменту — не де, а коли. Найчастіше наша продуктивність страждає, коли ми стикаємося із завданнями, які дуже не хочеться, але треба виконати. Роками я був упевнений, що за них треба братися одразу після найцікавіших проектів, на підйомі енергії та мотивації.

    Але потім ми з моїм колегою провели дослідження у корейському продуктовому магазині. І з’ясували , що коли співробітникам давали дуже цікаві завдання, вони набагато гірше проявляли себе в нудних і рутинних справах. Можливо, так відбувається через ефект залишкової уваги . Наша свідомість продовжує повертатися до цікавого завдання, і це відволікає нас від нецікавого.

    Однак у ході експерименту, в якому ми показували американцям цікаві відео, а потім давали завдання на введення даних, ми знайшли інший механізм ефект контрасту. Після веселих відео таке рутинне завдання, як введення даних, здається ще більш нестерпним. Це є овочі після десерту. Тому, щоб зберігати увагу під час нудних завдань, краще виконувати їх після трохи цікавіших. Ну а найцікавіші залишати на кінець як нагороду. І річ не в часі — річ у виборі правильного моменту.

    Як використовувати фокус-менеджмент для креативності

    Думаю, ваша головна мета полягає не тільки в тому, щоб бути продуктивнішим. Можливо, ви хочете бути більш креативним.

    Продуктивність та креативність вимагають різних стратегій фокус-менеджменту. Продуктивність живлять спеціальні «фільтри» уваги, які дозволяють нам свідомо відгородитися від думок, що відволікають. А для креативності таких «фільтрів», навпаки, потрібно позбутися .

    Як взяти найкраще з кожної стратегії? У книзі «Таймхакінг» Деніел Пінк пише про те, як циркадні ритми допомагають нам вибрати час, коли ми є найбільш продуктивними. Жайворонкам краще займатися аналітичною роботою якомога раніше, поки вони перебувають на піку уважності. Рутинні завдання їм варто залишати на середину дня, а креативні — відкласти на вечірні години, коли жайворонки схильні думати нелінійніше. У сов інший розклад: креативну роботу їм краще виконувати вранці, а аналітичну — зберігати до вечора.

    Це не тайм-менеджмент, тому що ми можемо витратити на завдання таку саму кількість часу навіть після того, як перебудуємо свій розклад. Це фокус-менеджмент, тому ми відзначаємо, в якому порядку нам легше виконувати завдання і розподіляємо їх відповідно.

    Ще одна важлива річ, яку потрібно зробити, – переглянути підхід до планування роботи. Мені подобається ідея Пола Грема, який пропонує розділяти тиждень на дні менеджера і дні творця. У дні менеджера ви займаєтеся зустрічами і дзвінками, а в дні творця виділяєте час на творчу роботу, знаючи, що вас не відволікатимуть подразники, які зазвичай переривають робочий процес. На жаль, далеко не кожен має цю розкіш — ділити дні тижня подібним чином. Отже, потрібно викроювати невеликі моменти для креативу протягом кожного дня.

    За законами тайм-менеджменту нам потрібно відгородитися від усіх факторів, що відволікають. Не лише від таких, коли нас переривають інші люди, а й від таких, коли ми перериваємо себе самі. Фокус-менеджмент пропонує інший підхід – усвідомлено вибирати моменти для того, щоб відволіктися.

    Одного разу, коли я ще навчався у середній школі, я провів усю суботу перед телевізором. Наприкінці дня я був неприємний, але так і не зміг вимкнути його. Тоді я вигадав правило: я вмикаю телевізор лише в тому випадку, коли точно знаю, що хочу подивитися. Це ж правило я застосовую до соціальних мереж: якщо я працюю, то заходжу туди, щоб поділитися контентом. А стрічку гортаю виключно під час перерв — наприклад, коли чекаю на рейс чи відпочиваю після тренування.

    Більшість письменників, яких я знаю, чекають на «днів творця», щоб почати писати. Вони впевнені, що їм знадобиться щонайменше 4–6 годин, щоб повністю поринути у складну проблему чи велику ідею. Насправді є докази того, що автори, які працюють «запоєм», домагаються меншого прогресу, ніж автори, які працюють короткими сесіями.

    Кожен з нас може зробити кілька кроків до мети за напрочуд короткий час. Коли випускників навчили писати протягом 15 хвилинних інтервалів, вони набагато швидше закінчували роботу над своїми дисертаціями.

    Якщо ви хочете бути продуктивнішим, не варто аналізувати, як ви проводите час. Краще простежте за тим, що поглинає вашу увагу. Зараз я вперше подивився на годинник з того часу, як згадав історію про Майкла. Час 10:36 ранку, а я написав уже на 500 слів більше за свою мету. Я залишу вам вирішувати, чи вважати ці 156 хвилин грамотним використанням моєї уваги та чи вважати кілька хвилин читання цієї статті грамотним використанням вашої.

    Все це підводить мене до ще однієї думки. Я майже впевнений, що у високоефективних людей є восьма навичка. Вони не витрачають свого часу вивчення семи навичок високоефективних людей.