Для початку подивіться на себе з боку.
1. Визначте поточне навантаження
Перш ніж братися за нові завдання на роботі, щоб не опинитися ще в більшому «пожежному режимі», оцініть час, який витрачаєте на виконання поточних доручень. Важливо уникнути суб’єктивної оцінки: вам може здаватися, що ви тонете в справах, хоча насправді їх не так уже й багато.
Час може йти на саботаж, прокрастинацію, спроби змусити себе сісти за роботу. Через це часто виникає відчуття перевантаження, хоча насправді завдання можна спокійно виконати швидше і вкластися в робочі години.
Щоб отримати об’єктивну картину, виконайте чотири кроки:
- Скористайтеся тайм-трекером. Наприклад, Toggl Track, WEEEK або Hours TimeLord. Програма підрахує, скільки часу ви витрачаєте на конкретні завдання. Це допоможе зрозуміти, який обсяг роботи вам під силу за день, і не брати на себе зайве.
- Враховуйте мікрозавдання. Перевірка пошти, відповіді колегам у месенджерах, організація зустрічей, підготовка рахунків для клієнтів — такі дрібниці часто не беруться до уваги, хоча в сукупності можуть займати кілька годин на день.
- Прикиньте хоча б приблизний час, який витрачаєте на них, і додайте його до загального навантаження.
- Рахуйте короткі перерви. Працювати зосереджено всі вісім годин майже нереально. Нормально відволіктися на чай, соцмережі або меми, щоб трохи відпочити. Включайте такі паузи в графік.
- Виділяйте час на непередбачені завдання. Протягом дня можуть з’являтися термінові правки від клієнта або інші непланові справи. Залишайте вільні проміжки в розкладі, щоб не зашкодити основним завданням.
2. Визначте свої слабкі та сильні сторони
Це допоможе зрозуміти, чому виникають аврали. Спочатку з’ясуйте, чи справді завдань забагато, чи, можливо, проблема у вашому підході до роботи.
Слабкими сторонами можуть бути:
- Відсутність аналізу витраченого часу,
- Прокрастинація,
- Особисті риси характеру (наприклад, небажання сперечатися або просити змінити дедлайни).
Якщо ви боїтеся повідомити керівництву, що дедлайн занадто короткий, доведеться працювати в поспіху, що лише погіршить ситуацію.
Визначивши слабкі місця, ви зможете на них вплинути. Дещо виправити складніше (наприклад, тривожність або проблеми з концентрацією), а щось — простіше (наприклад, попросити реальніші строки виконання).
Далі знайдіть свої сильні сторони — якості, які допоможуть вам краще справлятися із завданнями. Наприклад, любов до роботи чи прагнення робити все на найвищому рівні.
Обговоріть ситуацію з керівництвом: поясніть, що через надмірне навантаження може постраждати якість, і якщо важливий результат, варто скоригувати обсяг роботи.
3. Проаналізуйте робоче середовище
Ваші можливості залежать не лише від вас, а й від робочого середовища. Наприклад, ви — класний фахівець, але в команді постійно виникають аврали та кризи. Через це важко зосереджено працювати і методично виконувати завдання.
Запитайте себе: «Які інструменти я можу використати, щоб покращити планування і зробити роботу комфортнішою?» Запропонуйте свої ідеї колегам — можливо, це допоможе оптимізувати процеси.
4. Розберіться з завданнями, які ви не любите
Нелюбі завдання можуть знижувати продуктивність. Ми відкладаємо їх, накопичуємо, а потім потрапляємо в аврал, не маючи сил і часу на інші справи.
Щоб краще з ними ладнати, подумайте над двома питаннями:
- Наскільки легко вам переносити дискомфорт, який вони викликають?
- Чи приносять вони бодай якусь користь?
Якщо ви справляєтеся з неприємними відчуттями, а результат виправдовує зусилля, прийміть, що не всі важливі справи приносять задоволення.
Коли нелюбі завдання складають не більше п’ятої частини всіх справ — це нормально. Але якщо їх більшість, запитайте себе: «Чому я з цим мирюся?» Відповідь допоможе зрозуміти, чи варто залишатися в компанії чи краще шукати іншу роботу.
Якщо ви вирішите звільнитися, знову зверніться до аналізу своїх сильних і слабких сторін. Наприклад, слабкими сторонами можуть бути страх змін або невпевненість у розмові з керівництвом. Подумайте, що викликає ці страхи і як їх подолати.
Але якщо у вас є сильні сторони, наприклад, швидка адаптація до нових умов, вони допоможуть вам легше пережити зміну роботи і швидко влитися в новий колектив.
