На практике – все не так-то просто! Чтобы не потерпеть провала и угодить гостям, необходимо учитывать нюансы: подача материала, количество приглашенных, заказ питания, техническое обеспечение. Однако, ключевая задача – подбор конференц-зала.
Как подобрать конференц-зал
В выборе конференц-зала руководствуйтесь темой мероприятия, потому как место проведение должно способствовать усвоению информации. Для деловой встречи подойдут вместительные залы для конференций в бизнес-центрах. Строгий, выдержанный стиль настроит партнеров на продуктивную работу и создаст приятное впечатление о компании-организаторе. Экономия здесь не помощник, ведь положительное первое впечатление – половина успеха перформанса. Для конференций на менее официальную тематику подойдут лофты и свободные пространства. Почасовая аренда таких площадок значительно меньш.
Критерии выбора зала
Выбор конференц-зала – нехитрое дело! После того, как вы определились, какого формата зал необходим, стоит подумать о его возможностями. Учитывайте следующие критерии:
-
Вместительность. Участники должны чувствовать себя комфортно в помещении. Лучше арендовать зал чуть больше, чем заставлять гостей тесниться. На каждого участника по правилом отводится 2 квадратных метра.
-
Территориальное месторасположение зала. Если позволяет бюджет, выбирайте зал в центре города. Как правило, это самое комфортное место, куда участники без проблем смогут добраться. Если нет такой возможности, обязательно конференц-зал должен находиться рядом со станцией метро или удобной транспортной развязкой.
-
Техническое оборудование. Сэкономить получится, арендовав зал со всем необходимой техникой: проектором, флип-чартом, телевизором, микрофоном. Почасовая аренда конференц-зала, включающая как можно больше дополнительных услуг, – выгодо для кармана организатора.
-
Отдельная зона для кофе-брейка. Организация кофе-паузы – способ сблизить участников и завести новые деловые связи. Обдумайте, где будет располагаться стол с угощениями и не потребуется ли дополнительная комната для этого.
Ивент обречен на успех, если заранее подойти к подготовке серьезно, учитывайте каждую мелочь. Из-за невнимательности или недосмотра порой мероприятия оказываются на грани срыва.
Советы:
-
Составьте чек-лист куда впишите основные пункты: поиски и выбор конференц-зала, заказ кейтеринговых услуг, подбор дополнительного персонала (если необходим), покупка инвентаря, проверка техники, бронирования отеля или ресторана.
-
Заранее самостоятельно проверьте готовность технического оборудования в зале. Вы должны быть на 100% уверены в его исправности.
-
Назначьте ответственного человека, который будет встречать гостей у входа и сориентирует в случае возникновения трудностей.
-
При возникновении форс-мажорных обстоятельств не паникуйте. Знайте, все самое сложное позади. Вы справитесь с любой ситуацией!
