Ключове слово у запропонованому підході – усвідомленість. Розбираємось разом, як не тільки запланувати все, що потрібно, а й регулярно оцінювати ефективність вашої роботи.
1. Відзначайте довгострокові цілі, для яких важливе кожне завдання зі списку
Для складання «усвідомленого» списку справ вам потрібно більше часу, ніж зазвичай. Припустимо, ви звикли оформляти список у вигляді таблиці з двох стовпців: «Коли зробити» та «Що зробити». Додайте ще одну графу: “Навіщо це робити”. Вона буде присвячена вашим довгостроковим цілям.
Зазвичай кожне завдання з to-do-листа, велике чи маленьке, важливе як по собі, а й як етап шляху до важливим досягненням. Тому в третьому стовпчику запишіть, до якої мети вона допомагає вам прийти. Наприклад, ви записали “Прочитати рекомендовану книгу”. У графі «Навіщо» відзначте, чому це важливо.
Варіанти можуть бути різними. Наприклад: «Хочеться бути в курсі культурних трендів і не пропускати новинки» або «За відгуками є ефективні методи тайм-менеджменту . Вони потрібні мені, щоб працювати продуктивніше і зрештою отримати довгоочікуване підвищення». Якщо вам не захочеться читати книгу, гляньте на третій стовпець. Вам важлива мета? Якщо так, вона може мотивувати вас взятися за справу. Якщо не дуже, самі вирішуйте, як вчинити з поточним завданням.
Вперше можна записати ціль словами. Потім, якщо вона повторюється, варто вигадати для неї піктограму або використовувати абревіатуру, щоб заощадити час.
Ці символи можна зробити кольоровими. Ну а якщо ви насилу можете сформулювати, навіщо вам ту чи іншу справу, подумайте, чи так важливо її виконувати.
Згодом, порахувавши кількість однакових значків, ви можете проаналізувати , яким довгостроковим цілям приділяєте увагу постійно, а про які забули. Оцініть, чи варто взагалі рухатися до цих рубежів чи краще забрати їх зі стратегічного плану.
Такий список допоможе вам не тільки пам’ятати про всі справи. Він покаже, які довгострокові цілі вас справді мотивують, а також скільки стратегічних завдань ви вирішуєте одночасно. Ця інформація здатна допомогти вам у довгостроковому плануванні. Наприклад, ви можете побачити, що взялися за дуже велику кількість важливих цілей, і варто якісь із них відкласти на майбутнє.
2. Фіксуйте час, який потрібен для виконання кожного завдання
Тепер варто додати до таблиці ще один стовпець – сподіваємося, у вас є для нього місце. Зауважте, скільки часу знадобилося вам на виконання кожної справи з плану. Це допоможе запобігти типовій помилці планування .
Часто людина, додаючи справу до поточного плану, відводить на неї менше часу, ніж потрібно. Так буває, якщо вважати, що умови для виконання завдання будуть ідеальними та непередбачених проблем не з’явиться. Насправді ж майже завжди трапляється щось несподіване. Наприклад, ви відвели на дорогу до місця важливої зустрічі півгодини, але потрапили у затор. Або збиралися написати комерційну пропозицію за 40 хвилин. Однак довго підбирали комплектацію обладнання, яка буде оптимальною для конкретного клієнта, та вилетіли з графіка.
Якщо ви відзначатимете, скільки часу йде на кожну справу в реальності, то з часом перестанете помилятися під час планування.
Особливо якщо у вас у to-do-листі багато однотипних завдань. Ви точно знатимете, який мінімальний та максимальний період необхідний для їх виконання. Відводьте на кожну справу часовий відрізок, близький до максимуму. Якщо ж ви впораєтеся швидше, то, напевно, знайдете, ніж заповнити паузу.
Крім того, інформація зі стовпця з таймінгом допоможе вам проаналізувати, які справи забирають у вас більшу частину дня. Якщо здається, що ви занадто втомилися або з головою занурилися в нецікаву рутину, оцініть, наскільки ці завдання влаштовують вас. Подумайте, яким справам вам хотілося б приділяти більше часу, а яким менше. Ці висновки допоможуть планувати подальші професійні та кар’єрні кроки.
3. Слідкуйте за своїм прогресом
Нового стовпця вам для цього не знадобиться – достатньо буде усвідомлено використовувати інформацію, що вже є.
Якщо ви довго вестимете облік часу, який витрачаєте на кожне завдання, то через місяць або квартал можете побачити, що стали працювати швидше . Важливо, що такий висновок допоможуть вам зробити не суб’єктивні відчуття, а реальні цифри.
Ці дані можна використовувати по-різному. Наприклад, щоб точніше планувати справи та встигати більше. Або залишати паузи, але усвідомлено присвячувати їхньому відпочинку.
Можливо, ви побачите, що набагато швидше виконуєте робочі завдання, з якими раніше вам доводилося довго возитися. Подумайте, чи не варто поговорити з керівництвом про підвищення зарплати чи нову посаду. Ну а зафіксовані цифри додадуть вам упевненості перед цією розмовою.
4. Аналізуйте, які справи залишаються невиконаними
Ідеальні списки справ, як і бездоганні виконавці, які завжди закривають кожне завдання, існують лише в теорії. А насправді практично у кожного залишаються невиконані завдання. Вони можуть кочувати з одного списку до іншого або згодом взагалі зникають із планів.
Спробуйте раз на тиждень аналізувати, які завдання залишаються без позначки “готово” у вашому переліку і чому ви їх не виконуєте. Звичайно, можна сказати: “На них просто не вистачило часу “. Але ж на інші справи воно знайшлося! Отже, причина або у відсутності мотивації, або у неточному визначенні часу, що потрібне кожному за завдання.
Зверніть увагу на справи, які ви вже неодноразово переносили з одного списку в інший.
Подивіться, якій стратегічній меті присвячено кожне незакрите завдання. Оцініть, чи закінчені інші справи, які є кроками до тієї ж мети. Якщо так — подумайте, наскільки важливим є це локальне завдання і чи не варто замінити його іншим. Тієї, яка вас мотивуватиме.
Але, можливо, ви ігноруєте інші справи, пов’язані з цією метою. Тоді має сенс оцінити, чи справді цей рубіж для вас, як і раніше, важливий.
